（一）12 个月前
1、从展览的规划、时刻、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联络获得初步材料；
3、选定场所；（一般而言，首次参与国际大展，较难获得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决议财务计划
（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、获得展览办理公司的设计批准；
3、挑选并预备参展产品；
4、与国外潜在客户及现在顾客联络；
5、制造展览宣传册；
（三）6 个月前
1、以广告或邮件等进行推行活动；
2、确认游览计划；
3、支付展览场所及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并预备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览安排单位定购广告促销；
（四）3 个月前
1、持续追寻产品推行活动；
2、最终确认参展样品，并预备很多代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最终的决议；
4、计划访客回应处理程序；
5、练习参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
（五）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达，饭店挂号；
2、视查展览厅及场所；
3、咨询运送商，确认一切运送物品的抵达；
4、指示运送承包商将物品运送至会场；
5、连络一切现场服务承包商，确认一般预备就绪；
6、与展览安排代表连络，奉告通讯方法；
7、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确认一切物品运送完结；
2、检查所订设备及一切用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将一切活动节目做最终的决议；
（八）一天前
1、将货摊架构、设备及用品做最的检查；
2、将促销用品发送直接分配中心；
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最终简报；
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